マニュアル の 目的

マニュアル

Add: nedoh35 - Date: 2020-12-06 00:42:50 - Views: 3625 - Clicks: 5807

マニュアルの本来の目的は、「作業に携わる読み手が、自分の要望に応じて、正しく状況を判断し、間違えずに操作ができるようにするため. 最近の業務システムは、ユーザーにとってより使いやすく作られるようになりました。必須入力項目には目立つ色や印が施され、どの項目がどんな理由で入力エラーであるかも一目瞭然です。 それでもシステム操作マニュアルの依頼は途絶えません。 業務とシステムの関係やシステム操作の目的・タイミング・具体的な入力事例など、人とシステムの接点を分かりやすく説明することが求められているのでは、と考えています。 マニュアル の 目的 人は意味や目的を持って(知って)行動する時に最大の能力を発揮できるものです。システム操作を教育し、周知するには、やはりマニュアルは欠かせません。. ※ マニュアルはすべて最新版をご覧ください。(こちらで公開しているマニュアルが現時点の最新版となります。)最新版と旧版との組み合わせでは、マニュアル間の参照ページが合わない場合があります。 改訂作業期間(作り込み・内容検証) 3. 「マニュアル」とは 「マニュアル」と一言でいってもイメージするものは人によって差があります。 業務/教育/作業マニュアルでも意味は少しずつ違いますし、「作業手順書」「sop」「工程表」など、類似用語がたくさんあり、それぞれ使われるシーンと目的が異なるので注意が必要です。. 一度マニュアル作ってしまえば、仕事を受け渡すことが可能です。後は、担当者にマニュアル通りに仕事をやってもらえば問題ありません。 たとえば、セミナーを開催するときの準備するモノをチェックリスト化して、アシスタントに渡しておきます。 チェックリストがあれば、これらを一つ一つ確認するだけで仕事が終わります。つまり、セミナー開催者は、準備をアシスタントに任せて、他のことに集中できます。 しかし、このチェックリストがないとどうなるでしょうか。セミナー準備のアシスタントは、何をすればいいのかわかりません。そのため、セミナー開催者に「何をすればいいか?」と質問することになります。 セミナー開催者は、リハーサルなどで手一杯なのに、アシスタントのサポートをしないといけなくなります。これでは、セミナー開催者としてやるべき仕事に集中できません。 このように、チェックリストを準備しておくだけで、セミナー開催者は、準備を担当に任せて、本来やるべきことに集中できます。. 接客マニュアルを作る目的 ※画像はイメージです. マニュアルの作り方にはいくつかポイントがある。 どこに保存するか?. ITツールの導入も業務効率化には効果的です。書類の作成方法や管理方法などにITツールを導入するだけで、大幅な業務効率化に繋がるケースは少なくありません。本来必要な作業時間が短くなることで生産性が向上することはもちろん、紙や印刷代などのコスト削減にもつながります。 今回紹介した手順書作成にもITツールの導入は効果的です。例えば、クラウド型のプラットフォームを使えば簡単にシンプルで分かりやすい手順書を作成できます。作業に更新があった場合も手軽に改訂してスピーディーに共有できたりと、作業の手間や費用も削減できますので、ぜひ検討してみてください。.

com なんでも業務マニュアルを作成すればいいワケではありません。あくまで、自動化のメリットが低い仕事に関してマニュアルを作成することです。 昇給したり、ポジションが変わったりすると、どんどん仕事が増えていきます。このような状況になると、自分がなんとかしなくてはとなりがちです。もちろん、頑張ろうとする姿勢は重要です。 しかし、自分一人でできることは、そこまで多くはありません。そのため、業務マニュアルを作って「もうひとりの自分」を作りだすことで、仕事をどんどん受け渡せるようにしていくことが大切です。 こう考えると、一人で頑張るのではなく、業務マニュアルを作成する必要性が理解できるかと思います。 こちらの記事もあわせて読んでみて下さい。 www. マニュアルを整備することで、成長を早め、事業としても健全な状態にすることができる。 人材育成のためのマニュアルの作り方. See full list on navigate-inc. マニュアルをその作成・使用目的から,①規範(マインド)マニュアル,②危機管理マニュアル,③業務マニュアル,④取扱い・操作説明(ユーザーズ)マニュアル,⑤教育・訓練(テキストブック)マニュアルの5種類に分け,それぞれのマニュアルの役割. メンテナンス期間 メジャー改訂を行ったら、それをリリースした後に一定のメンテナンス期間を設けておきます。そして、メンテナンス期間終了時に再度マイナー改訂を行うようにします。その後もまだ修正箇所は出てくるかもしれませんが、それは次回の改訂期間に検討すればよいでしょう。そうでないときりがありません。. 改訂はリアルタイムで行えるわけではありません。一定期間が必要です。弊社では以下の3段階をもって一区切りの改訂期間ととらえています。 1.

マニュアルを見ない人 とはいえ、実際にはマニュアルを見ないという人も存在します。. ここまでは、文書作成の作成のポイントについて書きましたが、実用までの流れをおさえておくことも大切です。一連の流れを理解しておくことで、スムーズに作成を進められます。 ここからは業務生産性をより高めるために、手順書にフォーカスし、作成から運用までの流れを確認していきます。ステップごとに大切なポイントも解説していますので、ぜひ確認してみてください。. 手順書と以て非なるものに、説明書といわれる文書があります。両者の違いはどこにあるのでしょうか。 手順書とは、業務の流れの一単位である「プロセス」の中の、さらに細かい作業の細かい手順をステップごとに書き表した文書です 。一方説明書とは、家電製品などに付属している「取扱説明書」と同じ意味合いを持つ文書で、業務に用いる機器(業務システムや工作機械、複合機等)自体の持つ様々な機能毎に、その機能の使い方を説明した文書になります。 ですから、実際の業務を行うときには、手順書を参照しながら業務を行わなければ正しく業務を行えないのですが、業務を行うために具体的な機器の操作を行うためには、それぞれの機器に備え付けられている説明書を参照しなくては操作ができません。 それでは、手順書の中に説明書を書き足してしまえばいいでないかと思われるかもしれませんが、そうすると手順書自体が冗長になりますし、同じ機器の同じ機能を使っている作業は複数ありますから、手順書に説明書を書き加えるやり方をとるとすると、同じ説明書に当たる記述を何度も繰り替えし書かなければならなくなります。その為に、手順書と説明書は、あくまで別建ての文書として構成し、手順書が説明書を参照する形式をとるようにしないと文章としての整理がつかなくなるのです。. 業務マニュアル(手順書)を作成も大切ですが、仕事を自動化するほうがメリットが大きい場合があります。 なぜなら、業務マニュアルはあくまで人に仕事を渡すだけだからです。つまり、仕事量は変わりません。一方で、自動化すれば仕事量そのものを減らすことができます。 たとえば、売上の報告書を作成する場合、自動で報告書を作成するのはムズカシイことではありません。マクロを使えば、ボタン一つで報告書を作成できるように設定可能です。 動画で紹介しているのは、エクセルの元データから、複数の伝票を自動作成するサンプルです。エクセルマクロを使って、300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。 このようなルーティン業務の場合、業務マニュアルを作成するより自動化を目指すほうが効果があります。マクロについては、こちらの記事で紹介していますので、あわせて読んでみてください。 www. この記事では、「マニュアル」「手順書」「(取扱)説明書」という、一見似たように見えて実際には趣旨の異なる三つの文書の違いとそれぞれの業務における使い方について説明いたしました。 業務文書は、作ることがゴールではありません。作られた文書が業務の中で参照され必要に応じて加筆修正されていくという好循環を生み出し、業務文書の中に会社の業務ノウハウが蓄積されていくことにこそゴールがあるのです。 これを実現するためには目的をしっかりと把握してマニュアルを作るべきか、手順書を作るべきか、説明書を作るべきかを検討し、作成していくことが重要です。.

手順書作成の目的の一つは、業務を効率化し生産性を上げることでしょう。当然ながら、生産性を上げる方法は手順書作成だけではありません。手順書作成と同時に、他の業務効率化を行うことも生産性の向上につながります。 そこで、業務効率化の具体的な方法やテクニックを紹介していきます。すぐに実践できるものもありますので、チェックしてみてください。. See full list on liskul. See full list on biz. このページでは、マニュアル、手順書、説明書、の3種類の文書について、それぞれ簡単に説明してきました。ここでは実際の業務の中で、この3種類の文書を、どのように効果的に使い分けるべきか、考えていきましょう。 まず、日常の「プロセス」の業務は、手順書に従って定型的に、正確かつ迅速に処理されるべきです。この際、業務の遂行にミスの生じないように、適宜ダブルチェックやクロスチェックを実施すべきでしょう。業務の遂行に当たって、機器の操作に不明点があったら、機器説明書を参照して、滞りなく作業ができるようにしましょう。ただ、プロセスにおけるタスクの遂行という意味では、あくまで手順書に記載されたステップの実行が主であって、機器説明書の参照は従となります。機器の使い方は、恐らくそれ程パターンが多いわけではありませんから、可能であれば暗記してしまうか、あるいは自分でちょっとしたメモを作成したうえで、一々説明書を参照しなくても済むようになると、業務の効率性が上がり、望ましいでしょう。 同時に、そのプロセスに責任を持つ社員が、マニュアルに準拠しながら、何らか業務の進行に異常のないかどうかに目を配り続けることが大切です。管理者は、作業者からの異常事態のエスカレーションを待つのではなく、むしろ積極的に異常事態の予兆を探る積極的な態度が求められるかと思います。異常事態の予兆は、割合に容易に感づくことができるものです。例えば、作業者の一人が異様に焦って作業に対応していたり、ライン上の部品がある場所で普段より多く滞留していたり、といった、普段と異なるモノや情報の動きがみられるときには、異常事態が現に起きつつある前兆です。このようなときは、担当者に声をかけ、状況の把握に努める必要があります。プロセスに責任を持つ社員は、普段からそのプロセスがその前後のプロセスとの関係においてどのような意味合いを持ち、そのプロセスにおける異常がもたらすインパクトが、後続の工程にどれだけのインパクトをもたらし得るのか、そして会社にとってどれだけの損害をもたらし得るのかをよく把握しておく必要があります。また、なにか異常事態が発生した時に、原因となるであろうことを予め把握しておき、その原因の除去に責任を持つ部署の責任者や担当者との関係を常日頃から良好に保っておく必要があります。トラブルが起こってしまったときの次善の策を取るの. このように、マニュアルは『経営理念』と『日々の業務』とを結びつける役目を担っていると言えます。 マニュアルの必要性 『マニュアル』の必要性は、そのマニュアルの目的によって異なる点もありますが、一般的に以下の要素があげられます。. 業務というのは、不定期に変わります。そうした場合、どのタイミングでマニュアルを改訂すべきでしょうか。 改訂のスケジュールは、年間で計画化して定期的に見直しをかけることをお勧めします。 例えば、専任者がいない場合は1年に1回、専任者がいる場合は、四半期に1回などと決めて行うのがよいでしょう。半年に1回改訂されていれば、まぁまぁいいほうだと思います。 もし、それよりも短期で業務が変わる場合は、. 詳細手順の一覧を作成 「BPR+」では、メンテナンスがとても楽で、誰でも素早く簡単に業務フローマニュアルを作成・修正できます。ぜひ興味のある方は以下の公式URLで詳細を確認してください。 公式URL:BPR+. マニュアルは、明確なㆺ成目的のもとにㆺ成し、運用することが大切です。目的がㄧ明 確なマニュアルでは、活用してもㆁㅙの成果を高める役割を期待できません。 ㄟ般的なマニュアルㆺ成の目的は、ㄦ記のとおりです。 ①㆟社や職場の目的ヷ目標達成の.

マニュアルは、明確な作成目的のもとに作成し、運用することが大切です。目的が不明 確なマニュアルでは、活用しても仕事の成果を高める役割を期待できません。 一般的なマニュアル作成の目的は、下記のとおりです。. 現場のことを良く考えた業務マニュアルには、標準化された業務処理に加え、予測されるイレギュラー対応についても掲載する場合があります。 業務の中でイレギュラーが起きたとしても、業務の標準形態を知り、事前にそれが起こる可能性があることを知り、イレギュラー対応方法についても知っていれば、これほどのリスクマネジメントはありません。 最短期間・最良な方法でイレギュラーに対応できるという自信と安心感を業務担当者は得ることができるのです。. . See full マニュアル の 目的 list on service-mgt. See full list on fastclassinfo.

See full list on boxil. 効果的なマニュアルを作成するためには、まず手順書とマニュアルの目的の違いを知ることが大切です。中には、作成が必要なのがマニュアルだと思っていたら、実は手順書が必要だったというケースも珍しくありません。マニュアルと手順書の役割や目的・特性を把握することで、目的にあった良い文書を作成できます。 それぞれの特徴を解説していますので、ぜひ目を通してみてください。. 業務マニュアルの作成の目的 業務マニュアルの作成は、以下のような目的があります ・求職者、求人者への対応の品質を向上させることができます。 仕事の漏れやミスの解消、属人化による品質のばらつきの解消. 業務フローを挙げる 2. まず、一口に改訂と言ってもさまざまな程度があります。弊社では程度によって以下の3つに分けて考えています。 ※例えばマニュアルの構成を変える必要が生じたときやマニュアルの目的や対象者が変わったとき、組織と担当業務が再構築されたときなどは、改訂のレベルではなく作り直しが必要です。.

マニュアル(英語:Manual) 手引書、取扱説明書。本項で解説。 オートマチック(オート、Auto、自動)の反対の意味で、手動のこと。 自動車の変速機の1つ、マニュアルトランスミッション。 カメラでのピントの合わせ方・マニュアルフォーカス(MF)。. 安全介護マニュアルを例に、その目的と役割、作成のポイントを整理します。 ① 介護マニュアルとケアプランは別のもの. マニュアル名称 版数 ファイルサイズ 掲載日; つなぎかたガイド: マニュアル の 目的 1版: 2,015kb. ここまで書いたように、定型業務においてマニュアルはとても大事なものです。 マニュアルがないことで、初期の習得に時間がかかったり、仕事の品質がばらつき、効率も悪い。 そんな職場もよく見かけます。 とはいえ、マニュアルがあれば誰もが定型業務を上手く進められるわけではありません。 先述のように、マニュアルを使った業務習得が苦手な人もいます。 そして、 その仕事の目的・意義、チームとして大切にしたい思い・価値基準を共有し、自分がどうあるべきか?チームとしてどうありたいか?が見えている。それが、仕事の効果性を劇的に高めます。 効率性よりも効果性を高めよう。 その視点に立つと、マニュアルのデメリットもいろいろと見えてきます。 定型業務の品質・効率維持にマニュアルは必要ですが、それ以上に大切なものがある。 そして、マニュアルが向かない仕事もある。 でも、マニュアル化できるのに(必要なのに)してない仕事もある。その場合、迷惑をこうむるのはお客様となる。 ということで、マニュアルは必要な時も多いけど万能ではないし、明らかに不必要なとき(マニュアル化が向かない)ときもある。 そんな姿勢でマニュアルと向き合い、うまく使いこなしていきたいものですね。 伊藤. 本マニュアルは,「臨床で安全対策を実行するに当たり具体的に活用できる資料を提 供すること」を目的に作成した.医療安全確保は,医療に求められる基本的事項であ る.平成19年の医療法改定では,診療所を含む医療機関に対し施設規模に応じた医療.

See full list on co-lab. 米国は、その成り立ちから現在まで常に移民が行き来している多民族国家であり、考え方や価値観、教育レベルもさまざまな状態です。 その価値観等の違いを補い、業務の一定の品質を保つために、米国ではほとんどの企業に「標準業務手順書」が備えられており、その指示通りに仕事を行うことが常識になっています。 マニュアル の 目的 マニュアルには、標準化された手順、処理量、品質、時間などが記述されています。役職ごとの権限も明示されていて権限を逸脱したことはできません。 また、米国は訴訟社会と言われており、想定外の訴訟が起きたとしても、標準化された手順に則り処理していること、PL法その他の法制度にも順守していることの証明・証拠が必要になります。その証明・証拠役をマニュアルが担っているのです。 これに比べるとわが国では、マニュアルはそれほど普及していません。「マニュアルなんかなくたって仕事できるよ!」という人もたくさんいます。 マニュアル人間と言われる人の無粋な対応も、実際はお客さまの要求を受け入れる権限が無く、責任者を呼べないという状況の中でマニュアル以外の対応をするべきではないという判断の結果なのかもしれません。 あるいは、そのマニュアルに権限範囲や権限外の事態が発生した時の対応方法の記載がないというマニュアル自体の不備からなのかもしれません。 マニュアルなんかに頼らずに臨機応変にやろうよという時代が来るとは思えません。 マニュアル の 目的 むしろ、グローバル化の進展(外国への事業展開、外国人労働者の受け入れ)、年収や教育レベルの格差増大など、これからのわが国は大きく変化していきます。業務品質の一定化・向上を目指すのであれば、マニュアルはますます必要になるのではないでしょうか。. . 企業活動には大体の業務の流れがあります。製造業や卸売業の企業を例にとりますと、まずお客様から受注を受けると、仕入れ先に発注をし、あるいは自社の生産工場に生産指示を出し、自社倉庫に受注製品を入庫し、お客様と約束した納品日に製品を出庫します。 今、「受注」とか「発注」とか「生産」とか、企業の業務を大づかみにまとめる言葉を使いました。このような業務を区別する単位のことを「プロセス」といいます。実際には、プロセスはもっと細かい範囲で分割されていまして、「受注」であれば、「ネットやファックスで注文を受けたのちに顧客の要望通りの納期・数量の納入が可能かシステムで確認して顧客に返答する」といった程度の細かさに分割をされています。 このプロセス毎に、そのプロセスの業務の概要や、業務を処理する際の原則、そのプロセスに含まれる業務の流れ、絶対にやってはいけないこと、そのプロセスに関する作業担当者と、問題が生じた際のエスカレーション先、そのプロセスが終了した時の成果物が満たしているべき品質基準、そしてそのプロセスに含まれるさらに細かい作業であるタスクの一覧とその前後関係などが明記されている文書のことを「マニュアル」といいます。 そして、プロセスの中に複数あって、具体的に人が実施する作業・行動の動きにまで業務の内容が具体化されているものを「タスク」といいます。そして、この「タスク」を実施するための手順を、作業を行う人の持っている知識や視点を前提として、作業ステップごとに記述した文書のことを「手順書」というのです。 とすると、「マニュアル」とは、ひとまとまりの塊の業務(プロセス)の概要を記述した文書、「手順書」とは、プロセスの中に複数ある1つ1つの具体的な作業のやり方を、ステップ・バイ・ステップで詳細に記述した文書ということができます 。. 各作業の詳細手順を書く 3.

業務そのものを見直した方がいいかもしれません。 また、改訂を計画する場合、組織変更の時期を考慮に入れる必要があります。 マニュアルのボリュームにもよりますが、改訂期間は少なくとも1カ月は要すると思ってください。ですから、もし例年3月に組織変更があり、4月1日から新体制になる場合は、改訂の検討開始時期を4月に設定したのでは遅いでしょう。また2月に設定したのでは、その改訂がムダになる恐れもあります。組織の年間スケジュールと合うように、改訂の時期を決めておくとよいでしょう。 なお、Webマニュアルの場合は、業務の変更に伴って都度改訂することも可能です。しかし、都度改訂を行うことが必ずしも望ましいとは言えません。それは以下の理由からです。 資源の問題 都度改訂を継続していくためには、専任者が日々業務とマニュアルをチェックしている必要があります。改訂にそれだけの資源をかけるのか、という問題があります。 質の問題 都度改訂は、場当たり的な改訂になる可能性があります。1つの業務はいろいろな処理が関連してできあがっているものですから、1箇所変更しただけでは済まないことが多いのです。往々にして、他に影響のあるところが後からポロポロと出てくる場合が多く、いったん変更したものを元に戻したりさらに変更をかけたりといったロスも発生しがちです。 それよりは、いったんじっくり検討して、影響する部分をすべておさえてから改訂をかけるべきでしょう。 定着の問題 改訂のリリースを計画的に行っていくことで、社内での定着が進みます。都度改訂しても、毎日全員が見るわけではありません。それにあまりにも頻繁な改訂は重要視されなくなります(これは前回も書きましたが)。それよりも改訂の時期を決め、それを守っていくことで、マニュアルに意識が向けられるようになります。 さて、そうはいっても、急で重要な業務変更があった場. 「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。 先述の通りSOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。 また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。 「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。 手順書作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要です。 手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。 無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。 最新資料ダウンロード. いかがでしたでしょうか? マニュアル作成は直接的に利益を生み出しているという実感が薄く、ついつい後回しにしがちです。 しかし、マニュアル化された業務は効率が上がりますし、教育や引継ぎ等の労力も削減できます。コストダウンが見込め、企業全体の利益に直結するので、早めにマニュアル作成の習慣をつけておきましょう。. 業務フローを視覚化して分析をサポートしてくれるサービスが「BPR+」です。この「BPR+」は、業務可視化ツールで、簡単に業務フローマニュアルを作成できます。業務フローマニュアル作成のステップは以下のとおりです。 1. 以上が業務の品質管理と標準化を達成するために作成する業務マニュアルについてでした。業務マニュアルの作成には時間と手間がかかってしまいますが、業務を安定させるためには必須です。 今後組織を大きくして売り上げを上げるなどの経営目標があるのであれば、それを達成するためにも、業務マニュアルを作成しましょう。. マニュアル作成に時間がかかるのは、作り方が定まっていないから。マニュアルを作るうえでのルールを決め、それに合わせて作れば時間をぐっと短縮できます。 また、ルールが決まっていればどんなマニュアルでもクオリティを維持できるようになるでしょう。 今回は部署にかかわらずマニュアルの作り方がイメージできるよう5つのポイントに分けてみました。以下では例として「新卒社員がマニュアルで電話対応を身に着けるシーン」を想定して解説します。.

会社には常に人の流れがあります。新入社員や他部門からの異動者、契約社員等の受け入れ、退職など、担当者には本来業務を遂行する間にも受け入れた人を教育し、即戦力にすることが求められています。 マニュアル制作にあたって「ちゃんとした資料はない。業務の引継ぎはずっと個人の手書きメモをもとに口頭で伝えていたから」という言葉をお客さまから幾度も耳にしました。 その場で直面する業務を説明するには良いとしても、自分がこれから担当する業務について、事前に体系立てて俯瞰して習得できるマニュアルがあれば理解はなおさら早く進みます。 これとは反対に、細かい具体的な手順や操作方法も、すべて付きっきりで教える必要があるのでしょうか?要旨のみを説明し、後は「このマニュアルを見て進めてください。わからない点は聞いてください」と言えたら、新人を即戦力化でき、中断していた自分の仕事に取りかかれるはずです。 マニュアルとは担当者一人ひとりの仕事を助けるものなのです。.

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